Regulamin Sieci Analityków Danych Miejskich IRMiR

§ 1. Postanowienia ogólne 

  1. Niniejszy regulamin („Regulamin”) określa zasady korzystania z usługi świadczonej drogą elektroniczną polegającej na dostępie do sieci społecznościowej zrzeszającej pracowników organów administracji publicznej, a zwłaszcza jednostek samorządu terytorialnego, zajmujących się analizą i wykorzystaniem danych pt. „Analitycy Danych Miejskich”. 
  2. Celem sieci opisanej w ust. 1 jest zrzeszenie pracowników organów administracji publicznej w tym pracowników urzędów, jednostek organizacyjnych oraz spółek miejskich dla potrzeb wymiany doświadczeń oraz wiedzy, rozwijaniu umiejętności analitycznych jej członków, a także wzajemnej integracji osób, które są bezpośrednio związane z wykorzystaniem danych w urzędach, spółkach miejskich bądź innych instytucjach administracji publicznej. („ADM”). 
  3. ADM ma charakter ogólnopolski i funkcjonuje na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.  
  4. ADM pozwoli na pozyskanie wiedzy na temat metod i narzędzi analizy danych dla potrzeb wspomagania podejmowania decyzji bieżących i strategicznych, optymalizacji pracy czy zwiększeniu zaangażowania mieszkańców w procesy zarządzania miastem.  
  5. Zapisani do sieci przedstawiciele organów administracji publicznej (zwani dalej Członkami) uzyskają: i) dostęp do platformy internetowej (zwanej dalej Platformą) umożliwiającej przegląd dobrych praktyk i komunikowanie się z innymi Członkami, ii) możliwość udziału w seminariach eksperckich i spotkaniach konsultacyjnych, iii) możliwość dodawania własnych przykładów wykorzystania danych oraz konsultowania ich z innymi Członkami. 

§ 2. Administrator 

  1. Administratorem ADM jest Instytut Rozwoju Miast i Regionów z siedzibą przy ul. Targowej 45, 03-728 Warszawa, adres korespondencyjny: ul. Cieszyńska 2, 30-015 Kraków, NIP 677-22-01-345 (“Administrator”). 
  2. ADM w całości finansowana jest ze środków własnych Administratora.  
  3. Jednostką organizacyjną odpowiadającą za funkcjonowanie ADM oraz dedykowaną do kontaktu z Członkami jest Integrator Danych Miejskich IRMiR, e-mail: danemiejskie@irmir.pl.  
  4. Administrator sieci jest odpowiedzialny za organizację działań ADM oraz za moderowanie dyskusji na Platformie na serwerze Discord. 
  5. Administrator może zawiesić lub usunąć Członka ADM, który narusza zasady Regulaminu. 

§ 3. Warunki członkostwa 

  1. Członkami sieci mogą zostać pracownicy urzędów, jednostek organizacyjnych i spółek, funkcjonujących w ramach organów administracji publicznej – szczególnie pracownicy jednostek samorządu terytorialnego (JST) a także pracownicy podmiotów zrzeszające JST (“Kandydaci”). 
  2. Kandydat musi być pracownikiem organu administracji publicznej lub urzędu obsługującego organ administracji publicznej w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 775 z późn. zm.), jednostki organizacyjnej lub spółki utworzonej przez JST w rozumieniu ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 40 z późn. zm.), ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1526 z późn. zm.), ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2094 z późn. zm.), ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 775 z późn. zm.), lub pracownikiem podmiotu zrzeszającego JST. Zgłoszenie Kandydata do członkostwa w ADM przebiega poprzez:  
    1. wypełnienie wniosku poprzez formularz zgłoszeniowy (“Formularz”); 
    2. rozpatrzenie wniosku przez Administratora oraz ewentualną akceptacja członkostwa, dzięki której Kandydat otrzymuje status Członka; 
    3. otrzymanie przez Kandydata potwierdzenia drogą elektroniczną o przyjęciu do ADM.  
  3. W ramach Formularza Kandydat przekaże Administratorowi następujące dane: 
    1. Imię i nazwisko 
    2. Miasto, w którego urzędzie lub spółce pracuje Kandydat 
    3. Stanowisko służbowe 
    4. Adres e-mail 
    5. Obszary funkcjonowania miasta, którymi zajmuje się Kandydat 
    6. Informacje o posiadanych kompetencjach cyfrowych i analitycznych 
    7. Informacje o znajomości oprogramowania do analizy i wizualizacji danych 
    8. Oczekiwania wobec ADM 
    9. Informacje o źródle informacji o ADM 
  4. Członkostwo w ADM jest bezpłatne i nieograniczone w czasie. 
  5. Do zawarcia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną dochodzi w momencie przyznania statusu Członka. 
  6. Członek w każdym momencie może zrezygnować z uczestnictwa poprzez przesłanie informacji o rezygnacji na adres mailowy danemiejskie@irmir.pl. Rezygnacja z uczestnictwa skutkuje automatycznym rozwiązaniem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną. 
  7. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia opłat za członkostwo w ADM. Członkowie zostaną poinformowani o tym fakcie najpóźniej na 6 miesięcy przed ich wprowadzeniem. Pobieranie opłat od Członków wymagać będzie zmiany Regulaminu oraz jego ponownej akceptacji przez Członków.  
  8. Administratorzy zastrzegają sobie prawo do naliczania opłat za wydarzenia odbywające się w ramach ADM (np. wyjazdy integracyjne, szkolenia i seminaria). Na każde odpłatne przedsięwzięcie organizowane przez Administratora obowiązywać będą zapisy oraz wymagana będzie akceptacja odrębnego regulaminu przedsięwzięcia.   

§ 4. Zasady komunikacji 

  1. Komunikacja w ramach sieci ADM odbywa się za pośrednictwem Platformy (danemiejskie.pl/analitycy.) oraz poprzez serwer ADM na platformie Discord.  
  2. Dostęp do Platformy wymagał będzie założenia konta oraz ustawienia indywidualnego dla każdego członka hasła. Dostęp do treści znajdującej się na Platformie wymagał będzie logowania.  
  3. Wszelkie treści publikowane na Platformie oraz na serwerze Discord muszą być zgodne z prawem, w szczególności Członek jest zobowiązany do nierozpowszechniania treści: 
    1. naruszających dobra osobiste osób trzecich; 
    2. spełniające znamiona przestępstwa lub zachęcające do jego popełnienia; 
    3. propagujących przemoc i agresję; 
    4. propagujących alkohol, środki odurzające, narkotyki oraz pornografię; 
    5. zawierających wirusy komputerowe lub inne informatyczne rozwiązania niszczące; 
    6. stanowiących spam. 
  4. Zabrania się udostępniania treści zamieszczonych na serwerze ADM bądź na stronie danemiejskie.pl/analitycy bez zgody ich autorów. 
  5. Każdy Członek ma prawo zgłosić naruszenie związane z funkcjonowaniem ADM, u wagi dotyczące poprawności merytorycznej treści zamieszczonych w ADM oraz uwagi natury technicznej dotyczącej sposobu funkcjonowania ADM. 

§ 5. Prawa autorskie 

  1. Członek z chwilą udostępnienia utworów w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U.2022.2509 z dnia 2022.12.06.) za pośrednictwem strony danemiejskie.pl/analitycy lub serwera sieci ADM na platformie Discord udziela Administratorom bezpłatnej licencji niewyłącznej, bez ograniczeń terytorialnych i czasowych do powyższych utworów na następujących polach eksploatacji:  
    1. utrwalanie i zwielokrotnianie poprzez wytwarzanie egzemplarzy techniką drukarską, kserograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową;  
    2. wprowadzanie do obrotu;  
    3. wprowadzanie do pamięci komputera;  
    4. nieodpłatne użyczenie, najem;  
    5. publiczne wyświetlanie, odtwarzanie oraz nadawanie i reemitowanie;  
    6. rozpowszechnianie w inny sposób, w tym publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w tym publikowanie w mediach elektronicznych, a w szczególności w Internecie. 
  2. Członek z chwilą przekazania Administratorowi utworów udziela Administratorowi bezpłatnego zezwolenia na rozporządzanie i korzystanie z opracowań utworów, sporządzonych przez Administratora lub dla Administratora, na polach eksploatacji określonych w ust. 1 powyżej. 
  3. Licencja i zezwolenie, o których mowa w ust. 1 i 2 powyżej, obejmują korzystanie i rozpowszechnianie utworów zarówno w całości, jak i części, bez ograniczeń terytorialnych i czasowych.  
  4. Licencja i zezwolenie, o których mowa w ust. 1 i 2, obejmuje udzielenie sublicencji.  
  5. Członek, akceptując Regulamin oświadcza, że korzystanie przez Administratora z utworów zgodnie z ust. 1-4 powyżej nie będzie naruszać niczyich praw, w szczególności praw własności intelektualnej, w tym praw autorskich osób trzecich.  
  6. Członek jest odpowiedzialny względem Administratora za wszelkie wady prawne utworów, a w szczególności za ewentualne roszczenia osób trzecich wynikające z naruszenia praw własności intelektualnej.  
  7. W przypadku wystąpienia przez osoby trzecie przeciwko Administratorowi z roszczeniami z powodu naruszenia praw własności intelektualnej, w tym autorskich praw majątkowych lub licencyjnych, praw pochodnych, lub z roszczeniami o ochronę dóbr osobistych, Członek podejmie wszelkie kroki niezbędne do obrony przed tymi roszczeniami, a w przypadku, gdy wskutek wystąpienia z takimi roszczeniami Administrator lub osoby trzecie, którym Administrator udzielił prawa do korzystania z utworów lub ich opracowań będą musiały zaniechać korzystania z nich w całości lub w części, lub zostaną zobowiązane prawomocnym wyrokiem sądu do zapłaty odszkodowania lub zadośćuczynienia z jakiegokolwiek tytułu na rzecz osób trzecich, Członek naprawi wszelkie szkody wynikające z roszczeń osób trzecich, w tym zwróci koszty i wydatki poniesione w związku z tymi roszczeniami.  
  8. Administrator niezwłocznie zawiadomi Członka o wszelkich roszczeniach z powodu naruszenia praw własności intelektualnej skierowanych przeciwko Administratorowi w zakresie utworów. 

§ 6. Postępowanie reklamacyjne 

  1. Członkowie ADM mają prawo składać reklamacje w sprawach dotyczących świadczonych usług, a w szczególności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usług. 
  2. Reklamacje należy składać pisemnie, listem poleconym na adres Administratora lub w formie korespondencji elektronicznej na adres: danemiejskie@irmir.pl. 
  3. Reklamacja może być złożona w terminie 12 miesięcy od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie będące podstawą złożenia reklamacji. 
  4. Reklamację złożoną po upływie terminu, o którym mowa w ustępie 1 pozostawia się bez rozpoznania, o czym niezwłocznie powiadamia się Członka. 
  5. Prawidłowo złożona reklamacja powinna zawierać co najmniej następujące dane: 
    1. imię i nazwisko, login do serwisu ADM oraz adres e-mail Członka; 
    2. dokładne określenie przedmiotu reklamacji wraz z uzasadnieniem roszczenia. 
  6. W przypadku gdy reklamacja nie zawiera danych określonych w ust. 5, a ich podanie jest niezbędne do prawidłowego rozpatrzenia reklamacji, Administrator wzywa Członka do uzupełnienia braków, wyznaczając w tym celu termin nie krótszy niż 7 dni. Po upływie terminu reklamację pozostawia się bez rozpoznania. 
  7. Administrator potwierdza otrzymanie reklamacji w terminie 14 dni od jej złożenia oraz udziela odpowiedzi na reklamację w terminie 30 dni od dnia jej złożenia. 
  8. Odpowiedź zawiera rozstrzygnięcie o uznaniu lub odmowie uznania reklamacji, a w przypadku odmowy również jej uzasadnienie. 

§ 7. Przetwarzanie danych osobowych 

  1. Administratorem danych osobowych  w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”) w stosunku do danych osobowych Członków oraz Kandydatów jest Instytutu Rozwoju Miast i Regionów z siedzibą przy ul. Targowej 45, 03-728 Warszawa. 
  2. Dane osobowe Członka i informacje przekazane przez niego w Formularzu (dotyczy § 3 ust..4.) będą udostępnione innym Członkom sieci za pośrednictwem Platformy, na co Członkowie wyrażają zgodę. 
  3. Przesłanką prawną przetwarzania Danych Osobowych jest: 
    1. w zakresie uczestnictwa w sieci ADM – art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO 
    2. w zakresie obsługa reklamacji i roszczeń Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora,  
    3. w zakresie wykorzystania wizerunku – art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w zw. z art. 81 ust. 1 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 roku.  
  4. Celem udostępniania danych Członków w ramach ADM jest stworzenie możliwości bezpośredniej komunikacji między Członkami, a także realizacja pozostałych celów ADM takich jak: organizacja szkoleń i wydarzeń integracyjnych, tworzenie bazy praktyk czy informowania mediów o podejmowanych działaniach, a także obsługi reklamacji z tytułu członkostwa w sieci ADM. 
  5. Członkowie zobowiązują się do korzystać z danych tylko do celów związanych z funkcjonowaniem ADM. Zabrania się wykorzystywania ich do celów komercyjnych bądź udostępniania osobom trzecim, pod rygorem usunięcia Członka z ADM (§2 ust. 5 Regulaminu) 
  6. Administrator zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami ochrony danych osobowych. 
  7. Podanie danych osobowych w Formularzu i wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, jednakże niezbędne do świadczenia usług, o których mowa w Regulaminie. 
  8. Dane osobowe nie będą przekazywane do odbiorców znajdujących się w państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. 
  9. Dane Osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat od zakończenia Członkostwa w ADM lub do momentu przyjęcia wniosku o usunięcie danych skierowanego do Administratora. 
  10. Członkowie mają prawo do wglądu w swoje dane osobowe oraz do ich edytowania. 
  11. Członkowie mają prawo do usunięcia swoich danych osobowych z Platformy oraz mogą wycofać zgodę na ich przetwarzanie w dowolnym momencie poprzez przesłanie wiadomości do Administratora drogą elektroniczną na adres danemiejskie@irmir.pl. 
  12. Osobie, której dane są przez Administratora przetwarzane w związku z działaniem ADM i na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie, przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. 
  13. Żadne decyzje dotyczące osób, których dane Administrator przetwarza w związku z działaniem ADM nie będą podejmowane przez Administratora w sposób zautomatyzowany, w tym w celu profilowania. 

§ 8.Informacje dodatkowe 

  1. Oficjalna inauguracja ADM nastąpi w trakcie Forum Danych Miejskich – 13 czerwca 2023 roku w Warszawie. 
  2. Platforma uruchomiona zostanie w dniu oficjalnej inauguracji. 
  3. Do czasu uruchomienia Platformy zapisy do ADM prowadzone będą za pośrednictwem formularza: https://forms.office.com/e/LZgTNQzSyu 
  4. W celu prawidłowego korzystania z usług świadczonych przez Administratora (w tym z sieci ADM) wymagane jest: dostęp do sieci internetowej, posiadanie komputera z systemem operacyjnym umożliwiającym korzystanie z przeglądarki internetowej Google Chrome, Mozilla Firefox bądź Microsoft Edge. 
  5. Administrator nie bierze odpowiedzialności za wady i szkody powstałe w wyniku niespełnienia przez Członków wymagań opisanych w ust.4. 

§ 9.Postanowienia końcowe 

  1. Zgłoszenie do ADM jest równoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego Regulaminu. 
  2. Administrator zastrzega sobie prawo do dokonania modyfikacji postanowień Regulaminu. Zmiana Regulaminu następuje z chwilą poinformowania Członków o dokonanej zmianie. Zmiany Regulaminu polegające na wprowadzeniu opłat za członkostwo będą wymagały ponownej akceptacji postanowień Regulaminu.  
  3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie znajdują obowiązujące przepisy prawa. 
  4. Ewentualne spory wynikające z umów zawartych w oparciu o niniejszy Regulamin rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Administratora.