Inwentaryzacja danych i analiza ich przepływów w Tomaszowie Mazowieckim i Włocławku

Co? 

Projekt M-GIS obejmuje współpracę z miastami zakwalifikowanymi do programu „Rozwój Lokalny”. Jego beneficjentami są miasta małe i średnie, np. Tomaszów Mazowiecki czy Złotów. Celem M-GIS jest zwiększenie jakości zarządzania miastem z wykorzystaniem zintegrowanych danych. Jednym z pierwszych działań było przeprowadzenie diagnozy systemu danych miejskich opierającej się m.in. na inwentaryzacji danych.

W założeniu miała ona wskazać gromadzone w urzędzie ewidencje i rejestry oraz w innych miejscach dane, które mogą potencjalnie stanowić kapitał dla samych urzędników, mieszkańców i innych interesariuszy, np. inwestorów czy badaczy. Inwentaryzacja była również podstawą do kolejnych działań diagnostycznych, takich jak badanie przepływów danych w obrębie urzędu miasta i jednostek działających na jego terenie. Mapa przepływów danych w samorządach pokazała, jakie dane najczęściej są współdzielone i przesyłane oraz na jakie dane jest największe zapotrzebowanie wśród pracowników urzędu. Pozwala to na zaplanowanie dalszych działań związanych z zarządzaniem danymi miejskimi, ich wykorzystaniem, a także efektywniejsze wdrażanie rozwiązań do integracji danych. 

Dlaczego?

Niezintegrowany sposób gromadzenia danych miejskich dotyczy wielu urzędów w Polsce. Charakteryzuje się on ograniczoną współpracą między wydziałami oraz koniecznością wielokrotnego powtarzania tych samych procedur i operacji, m.in. pozyskiwania danych czy przekazywania informacji. Nie da się, jednakże zintegrować wszystkich danych (choćby ze względu na koszty), dlatego konieczne jest wskazanie, które zasoby są kluczowe z punktu widzenia zarządzania miastem. Urzędnicy często nie wiedzą również, że dane, które znacznie pomogłyby im w realizowanych zadaniach i projektach, już są w posiadaniu urzędu miasta. Inwentaryzacja i stworzenie mapy przepływów pozwalają zatem na założenie ewidencji zasobów danych dostępnych w ramach urzędu i spółek komunalnych oraz na wskazanie, które dane muszą być zintegrowane, jeśli współpraca w ramach urzędu ma ulec poprawie. Te działania są również niezwykle istotne z punktu widzenia tworzenia planów zarządzania danymi czy koncepcji funkcjonowania miejskich zespołów ds. danych. 

Jak?

Sama inwentaryzacja przeprowadzana została z wykorzystaniem formularza zamieszczonego w publikacji Zarządzanie danymi w mieście. Podręcznik dla Samorządów. Przed rozpoczęciem inwentaryzacji urzędy miejskie wyznaczyły osobę odpowiedzialną za jej przebieg oraz kontakt z partnerem doradczym. Formularz udostępniony został jako dokument współdzielony każdemu pracownikowi urzędu, tak by mógł wskazać, z jakich danych korzysta oraz czym się one charakteryzują. Po zebraniu kompletu informacji o danych i ich źródłach formularz został przesłany do partnera strategicznego celem weryfikacji i wychwycenia nieścisłości.

Podsumowaniem inwentaryzacji był raport, na podstawie którego można określić poziom zaawansowania cyfrowego danych gromadzonych przez miasto, w którym uwzględniono m.in. formę gromadzenia, formaty plików elektronicznych czy obecność danych osobowych. W raporcie znalazło się również zestawienie danych uznawanych za najistotniejsze w kontekście całościowego zarządzania miastem oraz ich proponowane zastosowanie. Takie zestawienie stanowi solidną podstawę do dalszych rozważań na temat możliwości wykorzystania danych w zarządzaniu miastem. Już sam uzupełniony formularz inwentaryzacyjny stanowi zasób wiedzy o tym, jakie dane i w jaki sposób są gromadzone w urzędzie, co może okazać się niezwykle przydatne, m.in. w przypadku tworzenia dokumentów formalizujących sposób wykorzystania danych miejskich w przyszłości albo kiedy miasto zdecyduje się na otwarcie swoich danych.

Dzięki przeprowadzonej inwentaryzacji możliwe było przeprowadzenie kolejnego badania, dotyczącego przepływów danych i zapotrzebowania na nie wśród pracowników samorządu. Dzięki badaniu wyznaczono ścieżki migracji danych pomiędzy komórkami urzędu (oraz jednostkami i instytucjami działającymi na terenie miasta), a także zestawy danych, na które istnieje największe zapotrzebowanie wśród pracowników urzędu. Badanie uzupełnione zostało o informacje pochodzące z analizy systemów informatycznych działających w urzędzie, co pozwoliło na określenie ewentualnych barier w migracji danych. Daje to merytoryczne podstawy do zmiany struktury gromadzenia danych w urzędzie, co przekłada się na poprawę płynności funkcjonowania całej administracji miejskiej.

Jaki jest potencjał?

Program Rozwoju Lokalnego obejmuje ograniczoną liczbę miast, natomiast problem związany z niewykorzystaniem potencjału ukrytego w danych oraz silosową strukturą dotyka w różnym stopniu większości urzędów, szczególnie miast dużych. Istnieje więc przestrzeń do wdrażania tego typu dobrych praktyk. Ponadto wspomniane analizy stanowią dopiero początek dążeń w kierunku stania się data-driven city. Poza diagnozą konieczne jest podejmowanie dalszych kroków, mających na celu zorganizowanie infrastruktury informatycznej urzędu, tak, aby najważniejsze zbiory danych były jednocześnie aktualne, odpowiednio udostępniane, a w razie konieczności zanonimizowane w takim stopniu, by dostęp do danych możliwy był dla każdego interesariusza funkcjonującego w miejskim systemie.

Powyższe działania realizowane są w ramach programu Rozwój Lokalny – „Budowanie potencjału instytucjonalnego średnich i małych miast w Polsce na rzecz wdrażania skutecznych lokalnych polityk rozwoju” ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego (MF EOG) przy Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej.