Regulamin działań szkoleniowych online IRMiR w ramach projektu „Samorząd Otwarty na Dane”

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin („Regulamin”) określa zasady korzystania z usługi świadczonej drogą elektroniczną polegającej na realizacji zadania „Szkolenia” dedykowanych pracownikom jednostek samorządu terytorialnego zajmujących się wykorzystaniem i analizą danych w ramach projektu „Samorząd Otwarty na Dane” (dalej „SODa”) realizowanego w ramach działania 2.5 Wsparcie umiejętności cyfrowych w Programie FERC 2021-2027 dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej
2. Celem projektu opisanego w ust. 1 jest przeszkolenie pracowników urzędów, jednostek organizacyjnych oraz spółek komunalnych w zakresie wykorzystania i analizy danych w celu efektywnego zarządzania JST oraz poszerzenie wiedzy samorządowców w tym temacie.
3. Szkolenia mają charakter ogólnopolski i funkcjonują na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
4. Szkolenia pozwolą pracownikom samorządów na pozyskanie wiedzy na temat metod i narzędzi analizy danych dla potrzeb wspomagania podejmowania decyzji bieżących i strategicznych oraz optymalizacji pracy. Przedstawiciele samorządów biorący udział w szkoleniach (zwani dalej Uczestnikami) uzyskają:
   a) możliwość uczestniczenia w zdalnych szkoleniach w formie warsztatowej lub wykładowej;
   b) dostęp do materiałów szkoleniowych;
5. Regulamin dotyczy jedynie zadań realizowanych przez Instytut Rozwoju Miast i Regionów w ramach projektu „Samorząd Otwarty na Dane”, nie uwzględniając przy tym działań podejmowanych przez Lidera Projektu – Ministerstwo Cyfryzacji.

§ 2. Administrator

1. Administratorem działań szkoleniowych będących przedmiotem tego regulaminu jest Instytut Rozwoju Miast i Regionów z siedzibą przy ul. Targowej 45, 03-728 Warszawa, adres korespondencyjny: ul. Cieszyńska 2, 30-015 Kraków, NIP 677-22-01-345 (“Administrator”).
2. Szkolenia są dofinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Projektu „Samorząd otwarty na dane” realizowanego w ramach działania 2.5 Wsparcie umiejętności cyfrowych w Programie FERC 2021-2027.
3. Jednostką organizacyjną odpowiadającą za funkcjonowanie Szkoleń oraz dedykowaną do kontaktu z Uczestnikami jest Integrator Danych Miejskich IRMiR, e-mail: danemiejskie@irmir.pl.
4. Administrator projektu jest odpowiedzialny za organizację szkoleń oraz za bieżące informowanie potencjalnych Uczestników wydarzeń o harmonogramie zaplanowanych szkoleń.
5. Administrator może odmówić udziału w szkoleniach osobom, które naruszają zasady Regulaminu.

§ 3. Warunki rekrutacji na szkolenia i przebieg szkoleń

1. Uczestnikami szkoleń mogą zostać pracownicy urzędów, jednostek organizacyjnych i spółek, funkcjonujących w ramach organów administracji publicznej – szczególnie pracownicy jednostek samorządu terytorialnego („Kandydaci”).
2. Kandydat musi być pracownikiem JST w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 775 z późn. zm.), jednostki organizacyjnej lub spółki utworzonej przez JST w rozumieniu ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 40 z późn. zm.), ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1526 z późn. zm.), ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2094 z późn. zm.), ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 775 z późn. zm.).
3. Szkolenie obejmuje treści o spójnej tematyce. Każde ze szkoleń trwa 12 godzin i składa się z dwóch części tzw. „Spotkań Szkoleniowych”. Kandydat rejestrując się zgłasza chęć udziału w całym szkoleniu.
4. Zgłoszenie chęci udziału w szkoleniu odbywa się poprzez:
   a) Rejestrację przez link do Formularza zgłoszeniowego udostępnionego na stronach, mediach społecznościowych lub w newsletterach Instytutu Rozwoju Miast i Regionów w tym Integratora Danych Miejskich IRMiR oraz Ministerstwa Cyfryzacji; („Formularz”)
   b) Pozytywne rozpatrzenie wniosku przez Administratora;
   c) Otrzymanie przez Kandydata potwierdzenia drogą elektroniczną o akceptacji zgłoszenia i możliwości uczestnictwa w szkoleniu.
5. W ramach Formularza Kandydat przekaże Administratorowi następujące dane:
   a) Imię i nazwisko
   b) Nazwa instytucji, którą reprezentuje oraz odpowiedni Wydział / Departament;
   c) Nazwa Gminy, powiatu lub województwa
   d) Typ gminy (miejska, wiejska, miejsko-wiejska)
   e) Stanowisko służbowe;
   f) Służbowy adres e-mail;
   g) Numer telefonu (opcjonalnie)
   h) Płeć (M/K);
   i) Źródło informacji o projekcie SODa;
   j) W przypadku szkoleń o zróżnicowanym poziomie zaawansowania odbywających się równolegle do wypełnienia będzie krótki test kompetencji sprawdzający wiedzę z tematyki szkolenia.
6. Administrator zastrzega sobie prawo do odrzucenia zgłoszenia w przypadku, kiedy:
   a) Liczba wszystkich wolnych miejsc na szkolenie wyczerpie się;
   b) Liczba wolnych miejsc przypisanych do jednej JST wyczerpie się (patrz ust. 9);
   c) Kandydat wziął w 3 szkoleniach w ciągu roku kalendarzowego, co jest maksymalną liczbą szkoleń dla Uczestnika w ciągu 1 roku;
   d) Kandydat brał już udział w szkoleniu z tego samego zakresu w ramach projektu SODa
   e) Przekroczył liczbę rezygnacji lub nieobecności, na którymś z poprzednich szkoleń (patrz ust. 9 10i 1011).
7. Kandydat rejestruje się wyłącznie na 1 termin szkolenia o wybranej tematyce. W przypadku rejestracji na więcej niż jeden termin Administrator zastrzega sobie prawo do przypisania Kandydata do dowolnego szkolenia spośród wskazanych przez Kandydata.
8. W przypadku braku wolnych miejsc na szkolenie, Kandydat zostaje wpisany na listę rezerwową i w razie pojawienia się wolnych miejsc, najpóźniej w dniu poprzedzającym szkolenie, dostaje informację drogą mailową o możliwości dołączenia do szkolenia w tym lub innym terminie.
9. Pula miejsc na jedno szkolenie wygląda następująco:
   a) Gmina poniżej 20 tys. mieszkańców – 2 osoby
   b) Gmina 20-100 tys. mieszkańców – 3 osoby
   c) Gmina 100 – 500 tys. mieszkańców – 5 osób
   d) Gmina Powyżej 500 tys. – 8 osób
   e) Starostwa Powiatowe – 5 osób
   f) Urzędy Marszałkowskie – 8 osób
10. Uczestnik może bez konsekwencji jeden raz w roku kalendarzowym zrezygnować ze szkolenia później niż 48 godzin przed rozpoczęciem pierwszego Spotkania Szkoleniowego. W przypadku drugiej i kolejnych rezygnacji niż 48 godzin przed jego rozpoczęciem Uczestnik zostanie dopisany do listy rezerwowej i w przypadku wolnych miejsc zostanie poinformowany o możliwości uczestnictwa w szkoleniu najpóźniej 24 godzin przed rozpoczęcia terminu pierwszego spotkania Szkoleniowego.
11. W przypadku nieobecności na jednym lub dwóch Spotkaniach Szkoleniowych lub rezygnacji później niż 48 godzin przed szkoleniem konsekwencją będzie niedopuszczenie Uczestnika do pozostałych szkoleń w roku kalendarzowym.
12. Rezygnację ze szkoleń oraz pytania dotyczące projektu SODa można zgłaszać poprzez przesłanie informacji na adres mailowy danemiejskie@irmir.pl nie później niż 48 godziny przed rozpoczęciem szkolenia.
13. Z każdego ze szkoleń możliwe jest otrzymanie certyfikatu ukończenia kursu pod warunkiem obecności na obu częściach szkolenia.
14. Udział w szkoleniach w ramach projektu SODa bezpłatny.
15. Administrator zastrzega sobie możliwość przeprowadzania naborów uzupełniających na jeśli we wcześniejszych szkoleniach odnotowano nadreprezentację którejś płci lub nadreprezentację JST z określonych województw.

§ 4. Materiały szkoleniowe

1. Wszystkie materiały szkoleniowe i seminaryjne wytworzone przez IRMiR (np. prezentacje, skrypty, zestawy danych, nagrania, scenariusze ćwiczeń, checklisty) zostaną opublikowane w sposób otwarty na wolnej licencji (proponowana CC BY-NC), z możliwością kopiowania, modyfikacji i tworzenia utworów zależnych z podaniem autorstwa, ale tylko w celach niekomercyjnych. Materiały będą udostępniane przez serwisy Ministerstwa Cyfryzacji oraz Instytutu Rozwoju Miast i Regionów.

§ 5. Postępowanie reklamacyjne

1. Uczestnicy/Kandydaci projektu SODa mają prawo składać reklamacje w sprawach dotyczących świadczonych usług, a w szczególności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usług.
2. Reklamacje należy składać pisemnie, listem poleconym na adres Administratora lub w formie korespondencji elektronicznej na adres: danemiejskie@irmir.pl.
3. Reklamacja może być złożona w terminie 12 miesięcy od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie będące podstawą złożenia reklamacji.
4. Reklamację złożoną po upływie terminu, o której mowa w ustępie 1 pozostawia się bez rozpoznania, o czym niezwłocznie powiadamia się Uczestnika/Kandydata.
5. Prawidłowo złożona reklamacja powinna zawierać co najmniej następujące dane:
   a) imię i nazwisko oraz adres e-mail Uczestnika/Kandydata;
   b) dokładne określenie przedmiotu reklamacji wraz z uzasadnieniem roszczenia.
6. W przypadku gdy reklamacja nie zawiera danych określonych w ust. 5, a ich podanie jest niezbędne do prawidłowego rozpatrzenia reklamacji, Administrator wzywa Uczestnika/Kandydata do uzupełnienia braków, wyznaczając w tym celu termin nie krótszy niż 7 dni. Po upływie terminu reklamację pozostawia się bez rozpoznania.
7. Administrator potwierdza otrzymanie reklamacji w terminie 14 dni od jej złożenia oraz udziela odpowiedzi na reklamację w terminie 30 dni od dnia jej złożenia.
8. Odpowiedź zawiera rozstrzygnięcie o uznaniu lub odmowie uznania reklamacji, a w przypadku odmowy również jej uzasadnienie.

§ 6. Przetwarzanie danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”) w stosunku do danych osobowych Uczestników oraz Kandydatów jest Instytutu Rozwoju Miast i Regionów z siedzibą przy ul. Targowej 45, 03-728 Warszawa.
2. Dane osobowe Uczestnika/Kandydata i informacje przekazane przez niego w Formularzu (dotyczy § 3 ust.4.) będą przetwarzane wyłącznie w zakresie podstawowym na potrzeby realizacji szkoleń oraz działań marketingowych na co Uczestnicy/Kandydaci wyrażają zgodę.
3. Przesłanką prawną przetwarzania Danych Osobowych jest:
   a) w zakresie uczestnictwa w projekcie SODa- art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO;
   b) w zakresie obsługi reklamacji i roszczeń Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora;
   c) w zakresie utrwalania i wykorzystania wizerunku oraz wypowiedzi (głosu) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w zw. z art. 81 ust. 1 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 roku;
4. Celem udostępniania danych Uczestników/Kandydatów w ramach projektu SODa jest stworzenie możliwości organizacji szkoleń, organizacji innych wydarzeń w ramach projektu SODa czy informowania mediów o podejmowanych działaniach, a także obsługi reklamacji z tytułu uczestnictwa w projekcie SODa.
5. Administrator zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami ochrony danych osobowych.
6. Podanie danych osobowych w Formularzu i wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, jednakże niezbędne do świadczenia usług, o których mowa w Regulaminie.
7. Dane osobowe nie będą przekazywane do odbiorców znajdujących się w państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
8. Dane Osobowe będą przetwarzane do końca trwania projektu SODa od zakończenia uczestnictwa w szkoleniu lub do momentu przyjęcia wniosku o usunięcie danych skierowanego do Administratora.
9. Uczestnicy/Kandydaci mają prawo do wglądu w swoje dane osobowe oraz do ich edytowania.
10. Uczestnicy/Kandydaci mają prawo do usunięcia swoich danych osobowych z oraz mogą wycofać zgodę na ich przetwarzanie w dowolnym momencie poprzez przesłanie wiadomości do Administratora drogą elektroniczną na adres danemiejskie@irmir.pl.
11. Osobie, której dane są przez Administratora przetwarzane w związku z realizacją projektu SODa i na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie, przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
12. Żadne decyzje dotyczące osób, których dane Administrator przetwarza w związku z realizacją projektu SODa nie będą podejmowane przez Administratora w sposób zautomatyzowany, w tym w celu profilowania.
13. W ramach realizacji projektu SODa szkolenia mogą być utrwalane przez Administratora w postaci nagrań audio-wideo, nagrań dźwiękowych oraz/lub fotografii, które mogą obejmować w szczególności wizerunek Uczestnika/Kandydata, jego głos oraz inne dane ujawnione w toku szkolenia (np. imię i nazwisko, nazwa instytucji/organizacji – o ile zostaną podane lub będą widoczne).
14. Nagrywanie i utrwalanie materiałów, o których mowa w ust. 13, odbywa się w celach związanych z realizacją zadań projektu SODa, w szczególności:
    a) dokumentowania przebiegu szkoleń i wydarzeń oraz działań podejmowanych w ramach projektu,
    b) przygotowania materiałów poszkoleniowych i edukacyjnych, w tym udostępniania Uczestnikom materiałów i nagrań po szkoleniach,
    c) działań informacyjnych i promocyjnych projektu SODa (np. publikacje w serwisach internetowych Administratora/projektu, w mediach społecznościowych, w materiałach prasowych i sprawozdawczych),
    d) celów archiwalnych i sprawozdawczych związanych z realizacją projektu.
    e) Odbiorcami nagrań i materiałów, o których mowa w ust. 13, mogą być zarówno uczestnicy szkolenia jak i odbiorcy zewnętrzni.
15. Utrwalanie oraz rozpowszechnianie wizerunku i wypowiedzi (głosu) Uczestnika/Kandydata odbywa się co do zasady na podstawie dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), udzielanej w sposób wyraźny (np. w formularzu zgłoszeniowym/odrębnym oświadczeniu). Zgoda może dotyczyć:
    a) utrwalenia szkolenia i udostępnienia nagrania po szkoleniu (cele edukacyjne/dokumentacyjne), oraz/lub wykorzystania materiałów w celach informacyjnych i promocyjnych projektu SODa (publikacje zewnętrzne).
16. Uczestnik/Kandydat ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę, o której mowa w ust. 16, w trybie wskazanym w ust. 10. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Administrator zaprzestanie dalszego wykorzystywania wizerunku/nagrań w zakresie objętym cofniętą zgodą, z zastrzeżeniem ograniczeń technicznych (np. materiały już rozpowszechnione lub utrwalone w kopiach u odbiorców).

§ 7.Informacje dodatkowe

1. Rejestracja na szkolenia, kryteria uczestnictwa oraz harmonogram szkoleń mogą się zmieniać w przyszłości w celu świadczenia potrzeb bardziej dopasowanych do odbiorców projektu SODa. O ewentualnych zmianach Uczestnicy/Kandydaci zostaną poinformowani drogą mailową, przez social media lub stronę internetową https://danemiejskie.pl/.
2. W celu prawidłowego korzystania z usług świadczonych przez Administratora wymagane jest: dostęp do sieci internetowej, posiadanie komputera z systemem operacyjnym umożliwiającym korzystanie z przeglądarki internetowej Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge oraz platformy, na której będą odbywały się szkolenia (MS Teams, lub inny podobny serwis).
3. Administrator nie bierze odpowiedzialności za wady i szkody powstałe w wyniku niespełnienia przez Uczestników wymagań opisanych w ust.4.

§ 8.Postanowienia końcowe

1. Rejestracja na szkolenie jest równoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego Regulaminu.
2. Administrator zastrzega sobie prawo do dokonania modyfikacji postanowień Regulaminu. Administrator poinformuje Uczestników o dokonanej zmianie drogą mailową oraz przez social media lub stronę internetową Administratora. Zmiana Regulaminu następuje z chwilą poinformowania Uczestników o dokonanej zmianie.
3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie znajdują obowiązujące przepisy prawa.
4. Ewentualne spory wynikające z umów zawartych w oparciu o niniejszy Regulamin rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Administratora.