Wpis opublikowany 13.08.2026r.
Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) informujemy, że:
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:
Instytut Rozwoju Miast i Regionów (IRMiR)
ul. Targowa 45
03-728 Warszawa
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych
We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych wyznaczonym przez Instytut Rozwoju Miast i Regionów pod adresem e-mail wskazanym na stronie internetowej Administratora.
3. Cel i podstawa przetwarzania danych
Pani/Pana dane osobowe podane w formularzu zgłoszeniowym będą przetwarzane w celu:
- rejestracji uczestników Konferencji otwierającej projekt „Samorząd Otwarty na Dane” (SODa),
- organizacji i przeprowadzenia wydarzenia,
- komunikacji z uczestnikami przed, w trakcie oraz po wydarzeniu,
- zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia uczestnikom, którym przysługują takie świadczenia,
- prowadzenia dokumentacji projektowej,
- realizacji obowiązków informacyjnych, kontrolnych, ewaluacyjnych, sprawozdawczych i archiwizacyjnych związanych z realizacją projektu finansowanego ze środków Unii Europejskiej,
- dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
Podstawą przetwarzania danych osobowych jest:
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
- art. 6 ust. 1 lit. e RODO, tj. wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym,
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na organizacji wydarzenia, zapewnieniu komunikacji z uczestnikami oraz zabezpieczeniu ewentualnych roszczeń,
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. zgoda osoby, której dane dotyczą, w przypadku działań wymagających odrębnej zgody (np. wykorzystanie wizerunku).
4. Zakres przetwarzanych danych
Administrator może przetwarzać dane podane w formularzu zgłoszeniowym, w szczególności:
- imię i nazwisko,
- adres poczty elektronicznej,
- numer telefonu,
- nazwę instytucji,
- stanowisko służbowe,
- informacje związane z uczestnictwem w wydarzeniu,
- informacje niezbędne do organizacji wydarzenia, w tym dotyczące szczególnych potrzeb uczestnika, jeśli zostały dobrowolnie podane.
5. Odbiorcy danych
Odbiorcami danych osobowych mogą być:
- instytucje zaangażowane w realizację, finansowanie, kontrolę oraz ewaluację projektu,
- podmioty świadczące usługi informatyczne, hostingowe i pocztowe na rzecz Administratora,
- podmioty świadczące usługi organizacyjne, hotelarskie, gastronomiczne lub logistyczne związane z realizacją wydarzenia,
- podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
6. Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa oraz zasad archiwizacji dokumentacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.
7. Prawa osoby, której dane dotyczą
Przysługuje Pani/Panu prawo do:
- dostępu do swoich danych osobowych,
- sprostowania danych,
- ograniczenia przetwarzania danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Obowiązek podania danych
Podanie danych oznaczonych w formularzu jako obowiązkowe jest niezbędne do rejestracji i udziału w wydarzeniu. Niepodanie tych danych uniemożliwi przyjęcie zgłoszenia.
Podanie danych nieoznaczonych jako obowiązkowe jest dobrowolne.
9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.
10. Informacja dotycząca wizerunku
Jeżeli podczas wydarzenia będą wykonywane fotografie lub nagrania audio-wideo, przetwarzanie wizerunku uczestników będzie odbywać się zgodnie z odrębną klauzulą informacyjną oraz na podstawie zgody, jeśli będzie ona wymagana.