Wpis opublikowany 26.09.2022r.
Autor: Klaudia Dziadowicz
Załatwianie spraw urzędowych przywodzi na myśl przeważnie negatywne skojarzenia. Obecnie z pomocą przychodzi cyfryzacja. Cyfryzacja to pojęcie, które zwłaszcza w czasach pandemicznych zadomowiło się na stałe w naszym życiu codziennym i dotyka każdego z jego aspektów. Zdalna praca, zdalne nauczanie czy wreszcie zdalne załatwienie spraw urzędowych to dziś powszechne zjawiska. Zwłaszcza zdalne świadczenie usług to obecnie proces, bez którego wielu z nas nie wyobraża sobie funkcjonowania. Transformacja cyfrowa szczególnie w obszarze działania urzędów niesie za sobą szereg korzyści, tj. większa efektywność działań, niższe koszty, wyższa transparentność usług i dostęp do danych. Jednakże urzędy często nie są świadome jak ogromnymi zasobami danych dysponują. Ich odpowiednie wykorzystanie może znacznie poprawić jakość usług przez nie oferowanych i tym samym przyczynić się do zwiększenia poziomu życia mieszkańców. O ile zdalna edukacja i praca radzą sobie coraz lepiej, to jeśli chodzi o sferę e-usług, możemy czasem odnieść wrażenie, że proces ich cyfryzacji i digitalizacji nie przebiega tak jak powinien, a potencjał danych drzemiący w urzędach nie jest odpowiednio wykorzystany. Czy zastanawialiście się kiedyś co jest tego przyczyną? Jakie są bariery transformacji cyfrowej i wykorzystania danych w samorządach? W ramach naszych badań postanowiliśmy przyjrzeć się bliżej tej kwestii.
Na początek warto podkreślić, że bariery o których mowa mogą mieć charakter zewnętrzny -związany z ograniczeniami finansowymi, bądź przestarzałą infrastrukturą informatyczną, ale mogą wynikać również z uwarunkowań wewnętrznych tj. niewystarczające kompetencje pracowników czy niechęć do zmian. Kolejny podział jaki możemy zastosować to zróżnicowanie na tzw. bariery zasobowe i kompetencyjne. Bariery zasobowe dotyczą urzędu jako całości i związane są z deficytem środków finansowych i brakami w infrastrukturze IT urzędu. Z kolei bariery kompetencyjne to przede wszystkim niska świadomość istotności danych i możliwości ich wykorzystania jak również brak odpowiednich kompetencji wśród pracowników i kadry zarządzającej.
Kluczowa bariera znacznie utrudniająca transformację cyfrową oraz wykorzystanie danych w samorządach, której nietrudno się domyślić, związana jest z kwestiami finansowymi. Wskazuje na nią ponad 90% badanych miast. Cyfryzacja wymaga często znacznego nakładu środków i wielu samorządów po prostu nie stać na jej przeprowadzenie, bo na drodze stoi dużo innych pilniejszych wydatków. Dotyczy to zarówno miast małych jak i dużych. Druga najczęściej wymieniana wśród miast (z wyjątkiem tych największych) przeszkoda, to niechęć pracowników do zmian, a podium zamykają niewystarczające kompetencje cyfrowe pracowników. Działanie urzędu polega często na tych samych powtarzalnych procesach, w których jest mało miejsca na elastyczność i kreatywność, a pracownicy urzędów w dużym stopniu to osoby starsze, które wszelkie nowinki technologiczne przyswajają wolniej i z większym trudem niż osoby młode. Miasta często wskazywały też na obowiązujące prawo oraz niskie kompetencje cyfrowe mieszkańców. Paradoksalnie, obecne rozwiązania IT stosowane w urzędzie były najrzadziej wskazywaną przeszkodą cyfryzacji.
Nieco inaczej wygląda sytuacja, jeśli spojrzymy na wskazania poszczególnych barier z podziałem na miasta małe, średnie i duże. Można wysnuć kilka ciekawych wniosków. Po pierwsze, miasta duże prawie równie często jak na ograniczenia finansowe wskazywały na obowiązujące prawo i silosowość, tj. niewystarczającą współpracę różnych komórek w urzędzie. Aż połowa największych ośrodków za przeszkodę uważa rozwiązania IT stosowane obecnie w urzędzie, podczas gdy w miastach małych i średnich odsetek ten wynosi tylko 18–19%. Może to stanowić niejako szansę dla mniejszych samorządów, nieobciążonych przestarzałymi systemami informatycznymi. Duże ośrodki relatywnie często wskazywały na niewystarczającą współpracę wewnątrz urzędu, niskie kompetencje pracowników czy ich niechęć do zmian, co może oznaczać, że duże aglomeracje bardziej niż inne miasta są świadome własnych ograniczeń, ponieważ nie mają problemu z ich rozpoznawaniem i nazywaniem. Wśród innych barier transformacji cyfrowej miasta wymieniały przede wszystkim braki kadrowe i niewspółmierną liczbę pracowników do ilości zadań. Pojawił się także deficyt wysoko wykwalifikowanych specjalistów IT oraz brak jednolitych rozwiązań informatycznych na poziomie samorządów. Walki polityczne oraz brak myślenia procesowego i niska skłonność do ryzyka również ciekawe przykłady, które warto przytoczyć i na które wskazywały badane ośrodki.
Więcej o barierach transformacji cyfrowej i wykorzystaniu danych miejskich w naszych raportach “Zarządzanie miastem z wykorzystaniem danych” oraz “Cyfryzacja urzędów miast”.