Doradztwo

Inwentaryzacja danych miejskich jest pierwszym krokiem, które jako zespół IDM podejmujemy we współpracujących z nami urzędami. Założona ewidencja danych jest niezbędna nie tylko podczas wdrażania nowych systemów informatycznych, czy portali open data, ale również w bieżącym podejmowaniu decyzji o mieście. Dzięki wiedzy jakie mamy dane, możemy łatwo je odszukać i znaleźć odpowiedź na nurtujące kwestie dotyczące np. obłożenia szkół, braków infrastrukturalnych, czy planowania przestrzennego. 

Inwentaryzacja danych jest podstawą dalszych działań UM we współpracy z IDM m.in. oceny przepływów danych, utworzenia planu zarządzania danymi czy programu otwierania danych.

Analiza przepływów danych to badanie, którego celem jest określenie głównych ścieżek przesyłów danych w urzędzie oraz porównanie ich z realnym zapotrzebowaniem. Określenie takich informacji pozwala wyznaczyć priorytetowe działania w zakresie integracji danych. Dodatkowo, informacje na temat aktualnego sposobu udostępniania danych umożliwiają ocenę stopnia cyfryzacji urzędu w zakresie interoperacyjności oraz potencjalnego nakładu pracy w transformacji modelu przepływu danych.

Audyt systemów informatycznych to badanie, którego celem jest poznanie możliwości i ograniczeń systemów aktualnie działających w urzędzie, dotyczących głównie integracji i migracji danych między systemami. Podczas tworzenia planu zarządzania danymi oraz w trakcie procesu transformacji cyfrowej ważne jest, aby w jak największym stopniu wykorzystać zasoby informatyczne miasta. Audyt systemów informatycznych pomoże w określeniu priorytetów wdrożeniowych oraz w pełnym wykorzystaniu potencjału systemów informatycznych działających w urzędzie.

Wizja i program zarządzania danymi są dokumentami, które podnoszą formalny wymiar świadomości roli jaką dane odgrywają w UM, a ich przygotowanie znacząco ułatwia proces transformacji cyfrowej w urzędzie.

Wybór rodzaju dokumentu będzie zależał od pożądanej szczegółowości oraz poziomu zaawansowania UM. Różnice między nimi zostały przedstawione w tabeli poniżej.

Na podstawie przeprowadzonych w urzędzie inwentaryzacji danych i audytu przepływów danych oraz systemów informatycznych, a także w konsultacji z UM, zespół IDM przygotuje dla miasta wizję lub plan zarządzania danymi, który będzie mógł być wdrożony w mieście np. w drodze uchwały.

Standaryzacja danych to proces niezbędny, aby uzyskać pełną integralność danych w urzędzie. Polega na stworzeniu jednolitych zasad gromadzenia i udostępniania różnych zestawów danych. W standardzie określony zostanie m.in. rekomendowany format danych, niezbędna zawartość danych zapewniająca zgodność z wymogami prawnymi i umożliwiająca integrację danych z innymi zasobami informacyjnymi.  

W trakcie procesu standaryzacji, pozyskane z miasta dane zostają przetworzone do formy ustandaryzowanej. Naprawione zostają błędy wynikające z niekompletności czy braku spójności danych.

Odpowiednio przygotowane i ustandaryzowane dane mają ogromny potencjał analityczny i zarządczy. Dzięki nim możliwe jest obliczenie wskaźników pozwalających na ocenę i monitoring rozwoju miasta, jakości usług publicznych czy poziomu życia mieszkańców. Opracowane wraz z IDM wskaźniki pokazywać mogą nie tylko sytuacje miasta ogółem, ale również zróżnicowanie wewnątrz miasta – wg dzielnic, obrębów czy nawet w siatce kwadratów o dowolnym polu odniesienia.

Zespół IDM we współpracy z samorządem identyfikuje najważniejsze potrzeby w zakresie raportowania i śledzenie procesów zachodzących w mieście. W kolejnym kroku proponuje docelowy model zawierający zestaw wskaźników monitoringowych, ich metadane, sposób obliczania, dane źródłowe oraz propozycję metod i częstotliwość aktualizacji. 

Wdrożenie modelu wraz z systemem IDM umożliwia zarówno strategiczne, jak i operacyjne zarządzanie miastem z wykorzystaniem rzetelnych i aktualnych danych oraz utrzymanie takiego sposobu zarządzania przez dłuższy okres – dzięki przygotowanym wytycznym i regułom. 

Rekomendowane przez Integrator Danych Miejskich IRMiR wskaźniki zgodne są z normą ISO 37120 Smart City, programem Monitor Rozwoju Lokalnego prowadzonego przez Związek Miast Polskich oraz Systemem Monitorowania Usług Publicznych. 

Pełnomocnik Danych Miejskich (Chief Data Officer) to coraz powszechniejsza rola w polskich urzędach. Jego zadaniem jest zarządzanie danymi i maksymalizacja zysków płynących z wykorzystania posiadanych zbiorów danych. 

Rozwinięciem idei PDM jest Biuro ds. danych miejskich. Biuro ma stanowić interdyscyplinarny zespół zajmujący się analizą danych dla potrzeb strategicznych oraz rozwiązywania bieżących problemów miasta. Do kompetencji biura zalicza się również nadzór i dbanie o jakość danych w komórkach urzędu miasta. Jako zespół IDM tworzymy koncepcję Pełnomocnika Danych Miejskich lub Biura ds. danych. Prowadzimy badania kompetencyjne umożliwiające wybór najlepszych członków Biura spośród pracowników urzędu. Określamy również ścieżkę rozwoju nowopowstałej komórki.